공급체인의 유연성

새로운 시스템의 구축으로 휴렛패커드(Hewlett-Packard)사는 공급체인에서의 변화에 빠르게
적응할 수 있게 되었다. 이러한 시스템으로 휴렛패커드에서는 PC와 프린터 사업부문에서
경쟁력을 갖추게 되었다.
이번호에서는 이러한 사례를 소개하고자 한다.

대부분의 기업에서는 10년에 한번씩 공급체인이 변화되는 반면 휴렛패커드사에서는 3년에 한번씩 공급체인이 완전히 바뀌고 있다. 즉, 휴렛패커드사에서 지금 완벽한 공급체인을 구축했다고 하더라도 2002년에는 이 공급체인이 비효율적이 되는 것이다.
휴렛패커드사의 제품프로세스 담당자인 Schmic-krath씨는 몇가지 사례를 들면서 공급체인의 빠른 수명주기를 설명하고 있다. 첫번째는 초창기 휴렛패커드의 예로, 휴렛패커드는 그 당시 콜로라도를 주요기반으로 하고 있는 주고객을 가지고 있었으나, 이 회사의 도산으로 판매 공급체인(Outbound Supply Chain)의 대부분이 변화되었다.
두 번째 예로는 인터넷을 들고 있다. 5년 전에는 인터넷을 통한 상거래를 고려한 기업이 극히 소수였으나 최근에는 대부분의 기업이 인터넷 상거래를 고려해야 한다. 만약, 한 기업에서 인터넷 상거래를 도입한다면 전통적인 물류채널을 통한 수송과는 완전히 다른 Warehousing 개념을 도입하여야 할 것이라고 Schmickrath씨는 설명한다.
어떤 조직의 장기적인 성공은 공급체인 안에서 물리적인 연결을 얼마나 잘하느냐에 달려있는 것이 아니라 공급체인의 변화에 얼마나 잘 적응할 수 있느냐 하는 것이다. 이렇게 공급체인이 변화에 잘 적응하기 위해서는 빠르게 거래와 정보를 처리할 수 있는 공급체인 파트너가 필요하다.
6년 전에 Schmickrath씨가 휴렛패커드의 개인적인 컴퓨터들과 프린터들에 대한 북미지역의 물류를 담당하였을 때, 정보가 아주 늦게 전달되었다. 그 결과 의사소통에서의 지연이 조달 및 판매물류에서의 수송 지연을 초래하였다. 주문 충족 프로세스는 매우 느렸으며 신뢰성도 낮았다. 문제는 그 당시 휴렛패커드의 공급체인시스템 구조가 너무 느렸으며 변화하기가 어려웠다는 점이었다.

새로운 출하 프로세스의 도입

휴렛패커드는 PC와 프린터에 대한 국내수송에서 만차수송과 혼재수송을 사용하였다. 이전의 주문충족 시스템 하에서는 휴렛패커드 직원들이 팩시밀리에 의해서 주문을 받은 후, 주문입력 시스템에 그것을 입력시켰다. 그 다음 고객의 신용조회가 이루어지고 제품의 구매가능 여부가 확인되면, 그 주문은 피킹시스템으로 전달되어지고 최종적으로 출하시스템으로 전달되어진다.
그리고 이 주문이 휴렛팩커드의 Dock를 떠난 후에는 제대로 수송되어지고 있는지에 대한 주문추적이 불가능하였다. 통상적으로 고객의 입고시스템은 휴렛팩커드의 출하시스템들보다 더 낫지 않았기 때문에 대부분의 고객들은 제품이 도착되기 이전에는 제품이 언제 입고될 수 있는지 알 수가 없었다.
이러한 문제를 해결하기 위해서 북미지역에서의 분배 프로세스를 리엔지니어링하기 위하여 휴렛팩커드는 North American Distribution Organization Project를 수행하였다. 프로젝트 팀은 주문충족 프로세스와 대금회수에 대한 프로세스의 모든 단계를 조사하였다.
프로젝트 팀은 모든 주문이 EDI(Electronic Data Interchange)를 통해서 이루어지기를 요구함으로서 주문입력과정을 단순화하였다. EDI를 이용하는 고객들에게는 새로운 팩스번호를 부여하였는데, 고객들이 그 팩스로 주문을 하면 그 주문은 제3자업자인 FNS사에 의해 EDI 정보로 변환되었다.
주문충족 과정들을 하나의 프로세스로 통합하기 위하여 프로젝트 팀은 새로운 시스템 구조인 SAP R/3 시스템을 도입하였다. 휴렛팩커드가 SAP R/3를 선택한 이유는 첫째 SAP R/3가 휴렛팩커드사가 이미 전 세계적으로 구축한 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템이기 때문이었으며, 둘째 공급체인, 고객과의 접촉과정, 화물의 수송시스템을 리엔지니어링 하기 위해 새로운 시스템을 선택한 것이었다.
이 과정에서 휴렛팩커드는 SAP R/3의 패키지를 변경없이 그대로 도입하였다. 패키지의 수정은 기업현장에서의 구현시간과 복잡성을 증대시키기 때문이었다. 많은 기업들이 패키지를 도입할 때 그것을 현재의 시스템에 맞게 수정하고자 하는데 이러한 방법이 실패를 초래할 수 있다고 Schmickrath씨는 설명한다.
SAP의 구현이 휴렛패커드사의 신속한 구현이라는 목표에 부합되었다. 프로젝트 시작 6개월만에 하나의 생산라인과 하나의 고객에 대해 SAP R/3를 시험 가동할 수 있었다. 비록 제한된 범위내에서의 구현이었지만 수작업으로 하던 서류작업이 없어졌으며, 정상적으로 가동되었기 때문에 휴렛패커드의 고급관리자들은 만족하였다.
그후 6개월 내에 휴렛패커드사는 완전한 EDI 거래시스템을 정착시켰으며, 나머지 32개의 생산라인에 대해서도 새로운 공급체인 시스템을 구현하였다. Schm-ickrath씨는 금년 말까지 이러한 시스템에 의한 거래가 1천5백만 달러에 달하기를 기대하고 있다.

출하 프로세스 정보의 흐름

새로운 프로세스 하에서 고객은 EDI를 통한 주문을 하면, 그 정보는 휴렛패커드의 EDI 공급업자인 GE Information Services사(일명 EDI 센타)로 전달된다. 이러한 거래 정보들은 분류되어져서 휴렛패커드의 SAP 시스템으로 전달된다. 다음으로 SAP 시스템에서는 휴렛패커드의 재고상태를 점검하여, 한시간 이내에 고객의 주문에 대한 주문확답을 고객에게 전달한다.
정보는 다시 휴렛패커드의 물류 서비스 공급업자(Logistics Service Provider; LSP) 또는 물류센터로 전달되어진다. 시스템에서는 LSP에서 고객에게 전달되어지는 수송시간을 계산하여 LSP에서의 출하일자를 결정한다. 출하일자에 물류센터로부터 피킹 명령이 전달되고, 주문량이 차량에 선적되면 LSP는 EDI를 통하여 휴렛패커드에 출하 확인 메시지를 전달한다.
휴렛패커드는 고객에게 사전 출하 통지(Advance Ship Notice)와 송장(Invoice)을 즉시 전달한다. 수송업자는 주문상품을 배달한 후 출하 확인을 EDI센터에 알린다.
이 시스템의 가장 큰 장점은 주문의 처리과정을 어떤 단계에서도 추적 가능하다는 것이다.
고객들은 자신들의 주문 처리과정을 휴렛패커드의 Web Site에서 확인할 수 있다. 여기서는 주문 조회를 구매 주문 번호(Purchase Order Number)의 순서대로 나열된 주문 리스트에서 조회할 수도 있고, 직접 조회도 가능하다. 주문 조회 정보로는 구매주문 번호, 도착지, 요구 일자, 주문 확약 일자, 출하 상태 등의 정보를 제공한다. 또한 이 인터넷 주문 조회 시스템은 여러가지 형태의 리포트 양식을 제공한다.
제품이 물류센터의 선적장을 떠난 이후에도 고객은 그들의 주문을 추적할 수 있다. 고객은 수송회사의 화물추적시스템에 접속할 수 있으며, 이 시스템에서 출하 추적 번호(Tracking Number)를 입력함으로서 추적이 가능하다.
휴렛패커드가 출하 추적 서비스를 고객에게 제공하기 위해서는 인터넷 기반 출하 추적 시스템을 가지고 있는 수송회사들(Fedex, UPS 등)을 협력업체로 고려하면 된다. 이렇게 함으로서 고객의 주문 확인 전화를 응대하던 휴렛패커드의 직원들이 다른 업무를 지원할 수 있게 되었다.
휴렛패커드에서 완벽한 출하 프로세스가 구현된다면, LSP에서는 주문충족 프로세스를 위해서 Order Picker만을 요구하게 된다. 그런데 휴렛패커드에서는 물류센터의 관리업무를 Monto Logistics사와 Caliber Logistics사에 제3자 물류서비스를 요청하였다. 따라서 물류센터 관리인원도 대폭적으로 줄일 수 있었다.
Schmickrath씨는 현재의 물류센터의 위치가 미래의 물류상황에 맞지 않을 것으로 예상하고 있다. 그래서 물류센터의 위치가 시장상황에 맞게 유연하게 대처할 수 있도록 제3자 물류서비스를 적극적으로 활용하고 있다.
휴렛패커드가 새로운 시스템을 도입함으로서 얻은 효과는 상당하였다. 새로운 시스템을 사용한 처음의 다섯 고객들은 그들의 재고를 20~50%씩 줄일 수 있었으며, 주문충족율도 95.2%에서 97.7%로 증가하였다. 주문충족율이 95.2%에서 97.7%로 증가한 것은 얼핏보면 작은 숫자일지 몰라도 그 기업의 주문에 대한 실패율이 반으로 줄어들었다는 것을 의미하므로 그 성과는 상당한 것이다.

Voyager(부품 입고 추적 시스템)

새로운 출하 프로세스와 더불어 휴렛팩커드사는 더욱 더 효율적인 입고 추적 시스템을 요구하였다. 휴렛패커드의 대부분의 PC들은 주문 제작되므로 모든 부품이 특정한 일자에 보충되어지지 않으면 고객의 주문을 확정일자 내에 처리할 수 없게 된다.
이전의 부품 보충과정에서는 공급업자들이 예상 입고일자 보다 5~10일 정도 늦게 배달하는 경우가 많았었다. 정시에 배달되는 경우가 50%가 안됐었다. 더구나 배달과정의 오류를 검증하는데는 약 10일이 걸렸으며 공급업자의 담당자가 거래 상황을 기억하지 못하는 경우가 대부분이었다.
이에 휴렛팩커드는 부품 입고 추적시스템인 Voyager를 도입함으로서 입고정보를 동기화할 수 있었으며, 부품 조달과정에서의 부품 추적을 가능하게 하였다. UPS Worldwide Logistics사에 의해 개발된 Voyager는 부품 공급업자, 화물 포워더(Freight For-warder), 수송업자, 중개업자 등으로부터 정보를 전달받는다.
이 시스템에서는 부품의 구매 주문을 발생시키면 이 정보가 공급업자에게 전달되어진다. 이와 동시에 Voyager는 구매 주문 정보가 공급업자에 전달되었다는 통지를 받는다. 공급업자가 주문을 받은 후, 인터넷을 통하여 2가지 거래 통지가 전달된다. 하나는 주문량, 선적 일자를 확인하는 통지서이고 다른 하나는 주문이 출하되었다는 통지서이다. Voyager의 예외사항관리 서브시스템에서는 만약 주문이 예정된 날짜에 휴렛패커드사에 도착하지 않을 경우 경고 메시지를 보내서 휴렛패커드사에서는 공급업자에게 연락할 수 있도록 도와준다.
부품이 공급업자로부터 출하되어 화물 포워더에게 옮겨지면, 포워더는 부품을 받았을 때와 수송업자에게 출하를 할 때 모두 휴렛패커드사에 통보한다. 휴렛패커드가 24시간이내에 이 두가지 정보를 받지 못하면 자동으로 경고 메시지가 보내진다.
부품이 미국으로 도착하게 되면 수송업자는 거래 통지를 시스템에 보낸다. 중개업자는 서류업무가 처리되었다는 것을 알리는 거래 통지를 보내고, 국내 수송업자에게 도착되었음을 알리는 거래 통지도 시스템으로 보낸다. 마지막으로 휴렛패커드가 부품이 제대로 도착하였는지를 확인한다.
대부분의 기업들이 공급체인 시스템을 구축할 때, 협력업체들이 이 시스템을 얼마나 잘 활용할 수 있을까를 두려워하고 있다. 그러나 일단 그들의 협조가 확보되어지면 정시배달의 확률은 80% 이상으로 향상된다. 휴렛패커드는 이러한 보고서를 가지고 중개업자들을 찾아다니며 설득하였으며 그 결과 향상된 서비스를 얻을 수 있었다.
이전에는 공급업자의 배달 신뢰성이 낮아 이를 고려하여 재고를 많이 보유하고 있었다. 그러나 Voyager 시스템을 이용한 후에는 공급업자의 정시배송율이 증대되어 재고를 감소할 수 있었다. 또한 고객과의 납기일자를 지키지 못하는 경우에도 가능한 한 일찍 진단하여 고객이게 이 사실을 일찍 통보하였다.
Voyager 시스템과 새로운 출하 시스템의 도입으로 휴렛패커드사는 북미지역에서 부품에서부터 완제품에 이르기까지의 모든 과정에서 부품 및 제품을 추적할 수 있게 되었다.