[ 물류경영의 지침서, 조달과 물류⑭ ]

이문재 엠아이엔지니어링 상무

4.7 조달/구매 주문거래

일개 주문전표에서 여러 개의 납품전표를 발생시 참고 주문전표 번호와 주
문된 품목번호를 이중으로 이기하고 확인하는 번거로움이 따른다. 일개전표
에 일개품목만 기록한 경우 참조번호를 주문거래전표번호만 이기해도 충분
히 확인되고 분할 납기 및 분할 납지가 여러 장소로 나누어질 경우 주문거
래전표번호의 1차, 2차, 3차, 최종차를 표기해야 하는데 한 전표에 여러 품
목을 표기시 품목별 분할납품번호 부여가 곤란하고 매우 복잡하다.
Logistics에서는 미 국방성 차원에서 물류에 사용되는 모든 거래전표양식과
전표양식에 표기되는 자료(Data Element)는 거래전표번호를 포함, 표준화
하여 사용하고 있으며, 일개 전표에 일개품목을 표기토록 양식이 고정되어
있다.
CALS를 적용 전자상거래를 할 경우 물류거래가 컴퓨터 화면을 통해 이루어
지므로 여러 장 발생되는 종이 걱정은 사라지고 신속정확한 거래의 종결을
위해서는 한 전표에 한 품목을 표기하는 것이 바람직하다.
조달/구매주문은 조달거래선에 통보하는 것으로 끝나는 것이 아니라 통보된
주문전표 표기내용 중 물품번호나 품명 또는 물품단위와 단가, 납지와 납
기 등이 잘못 기록될 때 주문거래가 이루어질 수 없으므로 이를 확인한 공
급자측이나 수요자측에서는 기 통보된 주문전표를 수정을 하고 그 결과를
쌍방통보하여 수정된 결과대로 납품이 이행된다는 사실을 주지시켜야 한다.

조달/ 구매주문 전표는 공급거래선명 및 거래선번호들을 포함 물품번호나
품명 또는 물품단위와 단가, 납지와 납기 등이 정확히 작성되어야 하는데
이러한 기록들이 잘못되었을 경우 엉뚱한 물품이 엉뚱한 곳으로 납품 수송
됨으로써 이에 따른 로스는 엄청난 결과를 초래하늘 경우가 있어, 한번 작
성된 주문전표는 몇번이고 편수를 한 후 이상이 없을시 전송되어야 한다.
조달/구매 전표를 통보한 후 공급자축이나 수요자축에서 기 통보한 주문저
표를 취소시켜야 할 경우 요청 또는 일방적으로 주문전표를 취소시킬수 있
는데 이 경우 반드시 취소통보되는 사유를 명시해서 취소통보를 해야 한다.

조달/구매주문 행위는 재고통제와 판매/유통의 수요측과 연관되어 있어 적
기에 조달/구매행위를 하지 않고 지연하거나 누락하였을 때는 재고수준이
고갈되거나 수요자가 요구시 적기에 공급할 수 없는 경우가 발생하므로 조
달납품기간을 감안 지연시키거나 누락해서는 안된다.

4.7.1 조달/구매 상담

⑴ 상담 절충 요령
구매 외주 담당자는 단가, 납기, 품질, 거래조건, 제약조건 변경시, 상대
경영자, 영업, 기술 담당자와 이해가 상반되므로 상담을 절충해야 한다.
거래처는 중요한 고객이고 자산이며, 중요한 정보원으로 거래처와 우호관계
유지와 장기적으로 안정거래를 이루도록 노력해야 한다.
좋은 거래처는 품질, 가격, 납기를 충족하는 협력자로 상호 진실된 의사소
통을 쌍방합의에 도달시켜야 한다.
상담을 위해 가격이나 거래조건을 잘 연구 대비하고 구매 대상품의 시장조
사를 사전 대비 충분한 정보를 구비해야 한다. 설계도면이나 사양서의 재료
비, 가공비, 적정이윤 등을 검토한 후 절충에 임해야 한다.
상품지식, 가공상 기술지식, 원가지식, 품질지식, 업무지식을 겸비하고 인
간관계에서 신뢰되는 인격상 절충 설득기술이 필요하다.
절충 양보는 최저치 초고치를 설정, 절충, 결정하는 것으로 어디까지나 인
간적인 거래 입장에서 마무리하고, 일방적으로 밀어붙이거나 감정적으로 논
쟁하지 말아야 한며, 상대를 굴복시키거나 희생시켜가면서 추진하지 말고,
상호 납득하고 이해하여 합의하에 도달하도록 한다.

⑵ 우리한 상담 진행요령
·유도형 - 해답을 요구하도록 질의한다.
·사실형 - 특별한 정보 제출을 요구토록 한다.
·간접형 - 일반적인 질문으로 대략적인 것을 질의한다.
·직접형 - 특정안에 대하여 특별한 용어로 질문한다.
·의문형 - 육가원칙을 사용 질의를 한다.
·애매형 - 둘 또는 그 이상의 답을 유도한다.
·논쟁형 - 반응을 알아보기 위하여 질의한다.
·도발형 - 상대를 흥분시키며 유도한다.
·예스, 노형 - 가장 위험한 방법으로 신중을 기한다.
·반환형 - 어려운 질문을 뒤집고 우회하는 방법이다.
·중계형 - 참석한 다른 사람에게 질문을 중계하도록 한다.

⑶ 구매 교섭방법
① 전화이용의 경우
쌍방 제시조건이 간단하고 구입금액이 비교적 적으며, 과거 거래실적에 있
어 교섭이 간단한 경우나, 계속 거래가 있는 거래처와 교섭과 절충할 시간
이 없거나, 원거리에 있는 거래처와 교섭하거나, 직접 교섭이 준비단계 중
인 경우에 주로 전화를 이용한다.
② 문서이용의 경우
교섭 내용을 후일 증거자료로 보존할 필요성이 있으며, 무리한 의뢰를 하는
경우 사전 연락으로 직접 교섭하는 경우와 상대로부터 문서로 해답을 요하
는 경우에 한다.
③ 직접 면담의 경우
거래금액이 크고, 요구사항이 많으며 꼭 성공하고 싶은 경우, 상대반응을
유인 또는 확인하고 싶은 경우 직접 면담을 한다.

4.7.2 조달/구매 주문거래

조달판단이 완료되면 구매주문, 생산주문, 외주주문, 수입주문 등 조달구매
방법을 선정 구매주문 행위를 하게 된다.
주문은 조달품목통제에서 구분된 필수품목은 수요에 의한 품목은 제첨구점
을 기준하여 운영수준 저장목표를 고려 주문하고 소요기준에 의한 필수품이
나 일반품목은 발주수송시간을 감안 현재고와 출고예졍 그리고 입고예정을
고려 주문전표를 작성 발송한다.
·필수품목중 수요기준 주문
·예제자료: 노트북 컴퓨터
⊙ 유통재고
·현재고(OH: On Hand) 50대
·입고예정(DI: Due In) 30대
·출고예정(DO: Due Out) 150대
·소요예정(RQ: Requirement) 200대
⊙ 양적통제요소
·주문목표(RO: Requisition Objective) 90대
·재주문점(RP: Reorder Point) 60개
·운영수준(OL: Operation Level) 45개
·안전수준(SL: Safety Level) 15개
⊙ 발주수송시간
·조달소요시간(PL: Procurement Lead Time) 7일
·납품소요시간(DT: Delievery Time) 2일
·수요기준 필수품목
⊙ 주문량과 시기판단
·(OH + DI) - (RO + DO) = 소요 ＜RP
·(50 + 30) - (90 + 150) = -1`60
·재주문이 소요보다 크므로 7일전 1백60대 주문
⊙ 다른 예제
·(OH + DI) - (RO + DO) = 소요 ＜RP
·(50 + 30) - (90 + 30) = 80 ＞ 60
·재주문점이 작으므로 주문 불필요
·소요기준 일반품목 및 소요기준 필수품목
·예제자료: 건전지
·현재고(OH: On Hand) 150개
·입고예정(DI: Due In) 30개
·출고예정(DO: Due Out) 50개
·소요예정(RQ: Requirement) 400개
⊙ 발주수송시간
·조달소요시간(PL: Procurement Lead Time) 4일
·납품소요시간(DT: Delievery Time) 5일
⊙ 주문량과 시기판단
·(OH + DI) - (DO) = 가용 ＜ 소요
·(150 + 30) - (50) = 130 ＜ 400
·가용과 소요량 비교 부족 판단
·소요가 크므로 4일전 2백70대 주문
⊙ 다른 예제
·(OH + DI) - (DO) = 가용 ＜ 소요
·(50대 + 300) - (150) = 200 ＜ 100
·가용과 소요량 비교 과부족 판단
·소요가 적으므로 주문하지 않아도 된다.

업무기능 조달/구매 분야 조달거래선 제고/창고 분야
구매주문 구매주문발송 구매주문수신 구매주문통보
구매주문독촉 구매주문독촉
구매주문독촉용신 구매주문독촉용신
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