통신원 리포트(미국)

창고 관리 시스템의
도입과 적용의 성공 기본전략

여러분 회사의 창고 관리 시스템이 새로운 사업의 변화에 대처할 수 없을 정도로 상당히 구식이라고 가정해보자. 회사의 최고 경영자가 창고 관리 시스템 업그레이드를 위한 요청에 승인하였다. 당신은 공급망 관리 운영부서의 최고 책임자로서 여러명으로 구성된 팀을 먼저 형성하고, 새로운 창고 관리 시스템의 솔루션을 선택하는 힘겨운 과정을 거쳐 마침내 해당 창고의 필요에 적절하다고 생각하는 최상의 솔루션을 선택한다. 그러나 아직 어려운 부분이 남았다. 실제적으로 어떻게 도입하고 실행에 옮길것인가? 창고 관리 시스템을 도입하고 실행하는데 있어서 성공을 이끄는 비결은 무엇인가? 이번 달에는 미국 주요 기업들이 성공적으로 운영하고 있는 창고 관리 시스템을 소개한다.

기초공사

모든 창고 관리 시스템의 도입과 실행에 있어 첫 단계는 프로젝트 관리를 담당하는 팀을 형성하고 프로젝트 리더를 선정하는 것이다. 팀장은 해당 프로젝트에 100% 전념해야하며 이전에 창고 관리 시스템의 경험자라야 한다. 경험도 있고 전업으로 프로젝트에 매달리는 팀장은 프로젝트의 모든 면을 고려하고, 전체적인 목표를 누구보다 잘 이해하고 있기 때문에, 프로젝트의 손익에 기초하여 의사결정을 내릴수 있다.
다음 단계는 프로젝트가 수행해야 할 목표와 방향을 문서화하는 것이다. 이 문서에는 프로젝트의 목적과 시스템 도입에 필요한 요구사항, 그리고 시스템을 수행하는데 있어 복잡한 절차를 효과적으로 처리하는 전략 등에 대한 개요가 포함되어 있어야 한다. 프로젝트의 사업지침을 확인하는 것은 프로젝트의 전체 범위 뿐 아니라 초기 계획 단계에도 도움을 준다. 이러한 지침은 다음을 포함한다.

·프로젝트에 관여하는 설비 / 집배송 센터의 갯수
·회사 전반 혹은 프로젝트의 구체적인 마감 기일
·프로젝트에 투자되는 예산

이러한 방향을 제시하는 문서에는 솔루션 설계의 고차원적 분석, 사업 요구사항의 설명 기능상 / 운영상 / 기술상 / 교육상 / 시스템 통합상 요구사항들이 포함되어 있어야 한다.
좀더 구체적으로 인적 자원의 측면에서 보자면, 이러한 문서에는 프로젝트 팀 조직의 전략, 구성이 명시되어 있어야 하고, 팀 구성원의 역할이 할당되어 있어야 한다. 구성원이란 프로젝트의 총 팀장과 기술부서장, 통합부서장, 응용분야 전문가들을 포함한다. 창고 관리 시스템의 소프트웨어 공급자와 사외 고문에 이르기 까지 모든 관련자의 책임이 명백하게 표기되도록 한다.
계획을 세울때는 프로젝트의 중간 단계마다 목표치가 정해져 있어야 하고, 단계마다 상급 책임자의 결재가 뒤따라야 한다. 프로젝트의 다음 단계로 나아가기 위해서는 어느 정도까지가 달성되어야 하는지 구체적인 목표치가 정해져 있어야 한다. 물론 프로젝트의 주요 계획안이 얼마나 자세해야 하는가는 시스템을 도입하고 수행하는 규모와 범위에 의해 결정된다. 대규모 복합단지 창고 계획 시스템 도입과 수행에 있어서는 당연히 상세한 계획안이 요구된다.
창고 관리 시스템을 도입하고 수행하는 프로젝트를 성공적으로 이끌기 위해서 철저한 계획안을 세워놓는 것은 결정적이다. 구매부, 회계부, 재정부, 판매부, 고객 서비스부, 관리부 등 각 부서별로 프로젝트 계획안이 필요하다. 주 계획안을 사용하여 수행해야 할 일들의 우선순위를 결정하고, 마감 날짜를 세우고, 책임자를 임명하고, 일관된 과정을 이행해야 한다. 명확한 방법을 제시해야 하며 특정 자원에 해당 영역과 임무가 할당된다. 프로젝트의 각 단계마다 계속해서 전략을 재조정해야만 한다. 이러한 과정속에서 더 우수하고 신속한 접근방법을 찾고, 일의 중요도에 따라 우선순위를 다시 매긴다.

제 3 자 물류

프로젝트 계획 단계의 한 부분으로서, 기업은 사외 고문이 필요한지 아닌지를 결정해야 한다. 종종 그러한 사외 고문은 창고 관리 시스템의 도입과 수행에 필요한 모든 면에 있어 도움을 주고 있다. 만약 어떤 회사가 최고 수준의 창고 관리 시스템을 도입하고 있고, 그 회사가 포춘지가 선정한 100대 기업 중 하나라면, 컨설팅 전문 업체와 관련되었을 가능성이 상당히 높다. 컨설팅 업체와의 관련 정도는 프로젝트의 기간, 팀 사이즈, 그리고 역할에 따라 다양하다.
외부 전문가는 기업 전체의 솔루션, 자재 취급 시스템, 주문 관리, 운송, 노동력 관리 - 이 모든 것 - 와 창고 관리 시스템을 통합하는 일을 수행한다. 창고 관리 시스템을 업그레이드 하는 프로젝트에 있어 가장 큰 문제가 되고 있는 것은 여러 시스템 통합시 상호 조화의 중요성을 간과하는 것이다. 제3자 물류 전문가와 시스템 통합을 협력하는 것은 이러한 위험부담을 최소화하는 방법이 될 수 있다. 왜냐하면 제3자 물류 통합 전문가는 대규모 창고 관리 시스템을 도입하고 수행하는데 있어 접하게 되는 함정들을 알고 있기 때문이다.
만약 외부에서 시스템 통합 전문가를 영입하기로 결정하였다면, 창고 관리 시스템 솔루션을 도입하고 수행했던 경험이 있는 조직과 협력해야 한다. 여러분 회사에 요구되는 특정 창고 관리 시스템의 경험이 있다면 더할나위 없겠지만, 반드시 똑같은 경험이 있어야 하는 것은 아니다. 그러나, 대규모 시스템을 도입하고 수행한 경험이 있는지, 특히 여러 시스템의 통합에 대한 경험이 있는지는 살펴보아야 한다.

창고 관리 시스템 소프트웨어 교정

시스템 도입과 수행에 대한 계획이 자리를 잡게 되면 다음 과정으로 나아가야 한다. 기업과 창고 관리 시스템 소프트웨어 제작자는 먼저 현재 운영방식과 소프트웨어 패키지의 문제 해결 능력이 어떻게 연결되고 맞물려 있는지 평가해 보아야 한다.
소프트웨어를 본격적으로 수정하기 전에, 선정된 창고 관리 시스템 소프트웨어 제작자에게 조직의 사업 시나리오와 그 전개과정을 문서화하여 전달해야 한다. 기존 시스템으로부터 샘플 데이타를 모은 후, 소프트웨어 제작자가 프로그램 수정을 준비할 수 있도록 이것을 건네준다.
이러한 과정은 기업 환경에서 창고 관리 시스템이 어떻게 운영될지를 예측하고 상상하는 단계라 할 수 있다. 창고 관리 시스템을 사용할 때 벌어지게 될 중요 핵심 절차들을 간파하고, 상세하게 각 절차마다 일어날 일들을 기술하는 일종의 대본을 작성해야 한다. 그 다음 기업과 소프트웨어 제작자는 실제 창고 관리 시스템의 운영방식과 대본을 비교한다. 그리고 서로 모순되는 점과 차이를 기록한다. 기업에서 요구하는 사항들과 실제 창고 관리 시스템이 수행할 수 있는 능력 사이에 존재하는 빈 틈을 면밀하게 종합 기록한다. 경영층에서는 이러한 틈이 존재하는 항목을 지적하고 각 항목에 예상되는 소요 금액을 명시한다.
소프트웨어 수정 과정은 프로젝트의 크기와 복잡한 정도에 따라 보름에서 두 달까지 걸리곤 한다. 기업은 소프트웨어를 수정하며 비로소 어떤식으로 창고 관리 시스템을 각 기업의 운영체계에 맞추어 나갈지 이해하게 된다. 기업은 소프트웨어의 어떤 부분이 현재 사용 가능한지, 그리고 제작자가 어떠한 부분을 수정해 나가야 하는지 명시해야 한다.
차이가 존재하는 항목들의 우선 순위를 매기도록 한다. 투자되는 비용으로부터 얻게 되는 효용 뿐 아니라 소프트웨어의 소스코드를 변경할 때 드는 비용과 얼마나 더 소스코드가 복잡해 지는지 예상해야 한다. 실제로 코드를 변경하는데 드는 비용의 편차는 심하다. 가장 싼 경우는 $2,000 정도에서 그치기도 한다. 이런 것에는 보통 우편물에 붙이는 라벨의 포맷을 바꾸는 사소한 일들이 포함될 수도 있는 반면, 창고 관리 시스템이 재고를 관리하는 방식을 바꿔야만 하는 큰 규모가 될 수도 있다. 대부분의 경우, 복잡한 소스코드 변경을 수행하기 전 주저하는 것은 당연한 일이다. 이런 것은 가능하다면 피하고 싶어하는 것임에 틀림없다.
만약 시스템 수정을 하지 않으면 안되는 경우에는 기업의 요구사항을 창고 관리 시스템 소프트웨어 제작자에게 제출하도록 한다. 그러면 제작자는 수정에 필요한 고차원적인 설계를 고안한 후, 다시 프로젝트 팀의 승인을 받기 위해 돌려 보낸다. 승인이 인가되면, 제작자는 프로그램을 수행한 후 변경된 사항을 직접 테스트한다.
시스템 설계가 수행중일때, 프로젝트 팀은 필요한 하드웨어 - 컴퓨터, 고주파 설비, 바코드 인식기와 프린터 - 를 선정하고 마련해야 한다. 프로젝트 팀은 또한 창고 관리 시스템이 어떻게 중앙 기업 본부, 또는 다른 시스템과 의사소통을 하는지에 대한 세부적인 인터페이스를 발전시켜야 한다. 이러한 인터페이스 작업은 적어도 대략 6-7주 정도가 걸리며 다른 작업과 병행되어 추진된다.
테스트

일단 시스템 디자인의 틀이 완전히 잡히면, 이제 프로젝트를 테스트하는 단계이다. 이 단계까지 오는 동안, 시스템의 인터페이스에 대한 문서들이 작성되었고, 시스템 환경 조성이 끝났고, 팀 구성원을 훈련 / 교육 시키는 프로그램의 개발이 시작되었을 것이다. 테스트는 전반적인 창고 관리 시스템 프로젝트의 구성요소 중 가장 큰 규모이고 가장 중요하다. 테스트 과정은 여러 부분으로 세분화되어 각각 어느 수준까지 테스트를 할 것이지를 정해 놓는다. 구체적으로 아래의 4가지 테스트가 추천될 수 있다.

·기능 테스트
·통합 테스트
·처리량 테스트
·기업의 준비 정도 테스트

기능 테스트란 그 이름이 의미하는 것처럼 창고 건물안에서 일어나는 모든 시스템의 기능을 검사하는 것이다. 여기서 핵심이 되는 사항은 중앙 시스템이나 다른 시스템으로 넘어가기 전에 창고내의 모든 시스템을 검사하는 일이다.
여러 시스템 통합 테스트가 이루어지기 전에 기능 테스트를 마무리 해야하는 것은 두말할 나위가 없다. 만약 이것이 마무리 안되면 나중에 문제가 생겼을때 근원지를 추적하는 일이 몹시 어려워지기 때문이다. 또한, 창고 관리 시스템 소프트웨어의 소스 코드를 수정했다면 철저한 기능 테스트는 더욱 중요하다. 소프트웨어 제작자가 소스 코드 수정후 같은 정도의 테스트를 수행한다고 기대할 수 없기 때문이다.
다음 테스트는 창고 관리 시스템이 기업내의 다른 시스템과 얼마나 잘 의사소통을 하고 있는지를 평가하는 통합 테스트이다. 여러 시스템을 통합하는 과정은 창고 관리 시스템 프로젝트에 있어 가장 도전받는 부분이다. 통합 테스트를 수행하는 팀은 주로 IT 전문가로 구성되어 있으며, 이들은 직면하게 되는 문제를 해결하기 위한 효과적인 전략을 수립해야 한다. 이러한 전략을 이용하여 창고 관리 시스템, 기업의 중앙 시스템, 창고 내의 자재 취급 기기와 시스템간의 연결시 발생하는 문제들을 지적한다. 통합 테스트는 통상 두세달이 소요된다.
창고내 시스템의 기능 테스트와 여러 부분의 통합 테스트가 마무리 되고 나면, 다음 단계인 처리량 테스트로 넘어간다. 여기서는 모든 창고 시스템을 통틀어 최고 작업 처리능력이 어디까지 도달하는지 모의 테스트한다. 팀은 새로운 시스템 구조하에서 대량 물량의 작업을 수주할 수 있는지 측정한다. 이런 테스트를 하는 동안 설비가 잘못 장착된 곳이 있는지, 고주파 네트워크에 고장이 있는지, 혹은 어느 시스템의 반응시간이 너무 길다든지 등의 오류가 발견되곤 한다.
테스트의 마지막 단계는 기업이 새로운 시스템을 받아들일 준비가 어느 정도나 되어 있는가를 측정하는 것이다. 이 단계에서 새로운 시스템과 어떻게 조화롭게 작동하는지 기업 조직 전체를 테스트하고, 과연 조직이 새로운 시스템과 일을 시작할 준비가 어느 정도나 되었는지 알 수 있다.
일련의 테스트 과정을 거치며, 실제로 작업에 들어가기전 어느 부분이 수정, 보완 되어야 하는지 팀은 깨닫게 된다. 그리고, 막상 작업에 들어가면 고객, 통합 전문가, 소프트웨어 제작자로부터 어떠한 종류의 자원이 요구될지에 대해 좀 더 나은 아이디어를 얻게 된다. 이상적으로는, 테스트 과정이 끝나게 되면 소프트웨어 제작자와 컨설팅 업체로부터의 지원은 급격히 줄어들어야 한다.
테스트가 수행되는 과정에서, 어느 정도 수준에 도달하면 합격으로 간주할지에 대한 기준에 대해, 과연 모든 관계자들이 동의하고 있는지를 프로젝트 책임자는 고려해야 한다. 시간이 충분치 않다고 해서 이 과정이 종종 간과되어서는 안된다. 새로운 시스템이 고객의 요구에 어느 정도나 만족되는지 측정되어져야 한다. 이러한 일련의 테스트는 본격적인 작업에 들어가기전 어떠한 결점을 보완할수 있는 기회를 제공하곤 한다.
테스트가 진행중이고, 새로운 시스템이 개시를 앞두고 있을때, 새로운 창고 관리 시스템의 사용자들에 대한 교육이 시작되어야 한다. 만약 직원들이 잘 훈련되지 않는다면 훌륭한 창고 관리 시스템도 좋지 않은 결과를 얻게 되기 때문이다.

새로운 시스템을 이용한 작업 착수

일단 기업의 준비 정도 테스트에서 합격하고 나면 작업 착수에 돌입한다. 이때 체계적인 전략은 근무시간, 교대 제도 등의 운영방식에 따라 다양하다. 각각의 조직내에 맞는 별도의 작업 착수 계획이 수립되어야 한다. 기존의 모든 영역에 새로운 창고 관리 시스템을 동시에 도입할 것인가, 아니면 특정 모듈과 위치에 단계적으로 도입할 것인가? 컨설팅 업체들은 후자를 강력히 추천한다.
프로젝트를 좀더 다루기 쉬운 작은 부분으로 쪼갠다면 발생할 수 있는 문제에 대처하기 쉽다.
본격적으로 작업 착수에 들어가기 전 마지막 준비 과정은 창고의 재고를 직접 눈으로 조사해 보는 것이다.
이 과정을 통해 새로운 시스템은 창고 설비내에 각각의 재고가 어디에 위치해 있는지 정확한 데이타를 가지고 출발하게 될 것이다.
창고 관리 시스템을 실제로 도입하는 작업이 대략 한두달 정도 걸린다. 착수한 작업이 잘 돌아가고 있다는 것을 어떻게 측정할 수 있을까? 몇가지를 추천하자면 다음과 같다.

·기존의 시스템과 새로운 시스템을 24시간동안 병행해서 운영하며 결과를 비교한다.
·새로운 창고 관리 시스템에 실제 운영되고 있는 데이타를 넣고, 예전의 낡은 데이타를 삭제한다.
·단계적으로 새로운 시스템을 도입하는 방식을 택한다. 예를 들면 2주 동안은 운송되어 오는 물건을 접수하는 시스템에, 그 다음 2주 동안은 발송되는 제품을 처리하는 시스템에 도입하며 창고 전범위에 걸쳐 적용한다.
·새로운 시스템에 의해 만들어지는 모든 문서를 주의깊게 검토한다. 필요하다면 수정한다.
·작업 추진을 활성화 시키기 위해 인센티브를 제공한다. 예를 들면, 기념 셔츠를 찍어낸다거나 저녁 축하 파티를 연다.

일단 창고 관리 시스템이 가동되어 부드럽게 운영되고 있다면, 팀은 프로젝트와 다양한 활동들의 성공 정도를 평가해야 한다.
이러한 자체 평가는 여러 장소에 위치한 창고 관리 시스템을 업그레이드 하는 경우에 특히 도움이 되며, 하나씩 작업이 착수되어 가면서 차례로 평가되어져야 한다.