칼럼/ 아웃소싱 추진방법

1. 물류아웃소싱의 문제점과 과제

물류 아웃소싱을 하기 앞서 자사의 물류를 알 필요가 있다. ‘물류’는 KS규격에서 ‘포장, 수송, 보관, 하역, 유통, 가공, 물류정보’ 6개의 활동으로 구성된다고 쓰여져 있다. 우선 물류의 기본을 확고하게 알아두어야 할 것이다.

아웃소싱의 검토에 이러한 물류의 기본 데이터 외에도 인적물류(물류담당자 배치)나 위치(물류센터 위치) 등의 문제가 크게 관여하고 있다. 또한 아웃소싱을 고려할 때 가장 중요한 것은 아웃소싱으로 무엇을 실행할 것인지를 결정하는 일이다. 대부분의 경우 비용절감과 효율성이라고 생각하지만, 아웃소싱의 목적이 정해져 있지 않은 것이 많다.

2. 과제추출 및 브레이크다운

한 과제가 추출되어 있지 않으면 효율적인 운영에 지장을 초래하거나, 회사 관계자가 설명을 할 수 없는 상황이 되어버려 물류 아웃소싱이 좌절된다.

한 예로, 이 과제의 추출을 ‘목적’, ‘아웃소싱선의 물류기업’, ‘내부문제’로 나눈다. 추출내용은 업종, 업태에 따라 다른 항목을 나열해야 하기 때문에, 각 회사의 실정에 맞게 과제를 추출하도록 한다.

3. 과제의 추출과 ‘물류 아웃소싱의 목적’

① 물류의 종류와 범위 : 물류를 아웃소싱하는 방침이 결정되어도 무엇을 어디에 어떻게 아웃소싱하는가 정해져 있지 않은 경우를 많이 볼 수 있다. 아웃소싱의 범위는 ‘수송’만, ‘물류센터’만 ‘운송과 물류센터’ 등 다양한 패턴이 있다. 무엇을 하고 싶은 것인가 하는 것을 우선 분명히 해야 한다.

② 주무부서 검토위원의 구성 : 일반적으로 물류부가 주무부서가 되는 것이 많지만 그 밖에도 기획부, 총무부, 영업부, 조달부, 공장 등 다양한 부서가 주무부서로 될 수 있다. 그러나 담당부서에 의해 아웃소싱 관점이 다르기 때문에 그 부서가 주무부서로 정확한지 여부와 검토위원회의 구성인원은 정확한지 여부를 확고하게 알아내지 않으면 최종단계에서 “우리 부서에서는 그것은 현실적이지 않다”라는 결과가 되어 버릴 수도 있다. 그러므로 사전에 사내의 공감을 얻는 것이 중요하다.

③ 아웃소싱의 목적 : 아웃소싱의 목적 중에서도 우선순위가 높은 비용 ‘비용절감’과 ‘효율’에 매출이 발생할 수 있다. 효율성을 위한 시스템 도입이나 출하 절감을 위한 바코드 라벨 도입 비용이 발생한다. 이 경우 효율화나 잘못된 출하삭감은 물류비용 상승을 초래하고 만다. 그러므로 ‘무엇을 우선하는가 하는 것’을 확고하게 목표를 갖고 결정하지 않으면 안 된다.
4. 아웃소싱선의 물류기업 문제점

여기서는 비용, 수송, 보관, 하역, 유통가공, 물류정보, 품질, 지식/경험, 로케이션, 도입스케쥴과 이사 항목을 예로 들어 보았다.

① 비용 : 아웃소싱의 목적으로서 비용절감이 제일의 목표라는 이야기를 자주 듣지만 이는 전체 물류비용을 생각 안하는 것이다. 대외적으로 지불한 비용만이 물류비라고 생각하는 경향이 아주 많기 때문이다. 예를 들면 파트타이머의 인건비는 보고되고 있지만 자사 사원의 인건비를 제대로 파악하고 있지 않다. 지불급료만을 생각하고 보험이나 연금 등의 간접비용을 산입하지 않는다. 자사 창고에서 발생하는 세금 공과금과 광열비를 비용계정에 넣지 않는 등의 사례가 보고된다. 그 결과 자사물류비용이 매우 낮아 보이고 물류기업에서 제시한 견적금액이 높아보이게 된다. 시간이 걸려도 현실 물류비를 파악하지 않으면 비교 검토가 불가하다.

② 수송 : 수송방법(배, 항공기, 트럭 등)도 당연하지만 납기를 잊어서는 안된다. 물류아웃소싱시 수행물류센터의 로케이션이 변하면 고객에게 배송 소요기간에도 변화가 생겨오는 경우가 있다. 
새로운 물류센터에 고객이 원하는 납기를 지키든지 보다 개선된  검증이 필요하다.

③ 보관 : 온도관리 및 습도관리, 3온도대 관리 등 여러 가지 저장방법이 있다. 또한 위험물 같은 것도 있다. 건물은 고상식·저상식 중 어느 쪽인지 상품에 적합하고 있는지 검토도 중요하다. 기타, 요금산출방법도 개인건설과 평 건설 등으로 나뉘어 있으며, 재고관리방법을 문서기반으로 처리하고 있는지 창고관리시스템(WMS)을 도입하고 있는지 등의 보관 및 보관관리방법도 신경이 쓰이는 점이다.

④ 하역 : 충분한 인원과 경력을 갖춘 직원이 준비되어 있는지, 필요한 하역기기가 도입되고 있는지도 확인해야 한다. 하역기기의 선정은 비용과 품질이 복잡하게 얽혀 있으므로 충분한 검토가 필요하다. 또 하역에 필요한 공간을 확보하고 있는지도 체크 포인트가 될 것이다.

⑤ 유통가공 : 아웃소싱선은 필요한 업계의 지식을 가지고 있는지 또한 필요한 하역기기의 준비가 가능한지도 확인해야 한다. 
의류산업의 경우를 예로 들면 검침기에서의 검품이나 재봉틀을 사용한 관리라벨 설정, 화장품업계의 경우 상품에 따라 넘어지지 않게 하는 것과 쿨편으로 발송하는 등 여러 가지 특유한 사정이 있다. 아웃소싱선이 업계 지식을 가지고 있는지 확인하여야 한다.

⑥ 물류정보 : 입출하 정보, 재고정보 등의 물류정보는 어떻게 해서 어떻게 주고 받을 것인지 현대의 정보는 물류에 중요한 요소 중 하나이다. 특히 ERP(전사적자원 관리)를 도입하고 있는 기업은 물류정보를 경영정보로 사용하고 있다. 1일 수천 건의 출하가 있는 기업은 출하정보·재고정보 등을 팩스나 전화로 전달하는 것은 도저히 안된다. EDI(전자문서교환), 이메일이 필수조건이다. 이러한 IT 경험을 얼마나 가지고 있는지, 아웃소싱선은 컴퓨터 시스템의 지식을 가지고 있는지 하는 것도 중요하다.

⑦ 품질 : 아웃소싱선의 물류품질은 어떠한지? CS(고객만족)운동에 종사하고 있는지? KPI(핵심성과지표)의 지식을 이해하고 있는지? 비용만 보고 품질에 눈감아 버리면 나중에 생각지도 않은 지출을 강요당하는 경우도 있다.

⑧ 지식과 경험 : 제안서에는 충분한 내용이 포함되어 있는지? 여러분이 원하는 내용이 망라되어 있는지? 좋은 것만을 말하고 있지 않은지? 영업담당자는 당연히 좋은 일을 많이 말할 수 있겠지만, 어느 기업에도 단점은 반드시 있는게 마련이다. 그것을 정직하게 공개함으로써 더 나은 관계를 구축할 것이 가능한 것이다

⑨ 로케이션 : 창고위치는 적절한지? 이웃에 대한 배려를 하고 있는지? 예를 들면 식품수송 등 24시간 가동이 필요한 경우 공업전용지역이어서 이른 아침이나 심야엔 운영이 안되는 경우도 있다. 이 시점에 대한 배려가 필요하다.

⑩ 도입스케쥴 : 무리한 일정을 짜고 있는지? 계획통제도표로 관리하고 있는지? 5W1H를 확실하게 파악 진척관리를 수행하도록 한다. 5W1H(Who, When, What, Where, Why, How)

⑪ 이사 : 입출하에 미치는 영향과 재고수량 확인이 제대로 되어 있는지? 이상이 물류기업에 대한 과제이다. 각각의 과제에서 또는 과제의 세부사항이 좌절되어 올 것으로 생각된다. 몇 계층 만든다는 과제가 얼마나 있는지에 기인하므로 개개의 기업에서 검토되지 않으면 안된다. 

5. 과제의 추출 ‘사내문제’

물류문제의 해결은 “물류기업과 상담하고 추진한다”, “견적서, 제안서를 받는다” 또는 “부문내에서 검토한다”는 것으로 해결할 수 있지만, 사내에는 엄청난 장애물이 많다. 여기에 9개의 문제를 들어보았다.

① 설명과 설득 : 아웃소싱시 회사의 이해관계자는 누구일까? 다른 부서에서 “그것은 현실적이지 않다”고 말해 프로젝트가 좌절되는 경우가 없도록 프로젝트는 모든 이해 관계자를 참여시키는 것이 중요하다.

② 구매부 : 물류센터 위치변경이 결정된 경우 언제부터 어디에 창고가 바뀌는지, 공급업체는 언제, 어떻게 알릴 것인가를 결정해야 한다.

③ 생산(공장) : 물류거점을 검토하고 거점수가 증가하거나 감소하는 경우 재고량의 변동이 발생할 수 있다. 거점수가 증가하면 고객만족 향상에 연계되지만 재고량이 증가한다. 그 결과 생산량을 증가시켜야 한다. 또한 거점수를 줄이면 재고량이 감소하기 때문에 생산량을 감소시키게 된다. 즉 거점수의 변경은 생산량과 재고량에 직결하기 때문에 회사의 경영과 현금흐름에 큰 영향을 주게된다. 그러므로 물류거점 검토는 생산과 조달에도 크게 관련하고 있다

④ 마케팅 : 판촉 제품 취급에 대해 어디에서, 누가, 어떻게 관리하는지, 확고하게 검토하여야 한다.

⑤ 정보시스템부 : 1일 10~20개 출하하는 경우 팩스나 이메일로 상호 주고받는 것이 가능하지만, 1일 수백 건, 수천 건 이상의 양을 입출하가 있는 경우는 EDI 구축이나 물류회사에서 보내오는 데이터 캡처를 고려해야 하기 때문에 물류회사와 EDI 연결이 매우 큰 과제이다. 그 중 하나가 보안대책 문제이다. 예를 들어, 고객이 SAP를 사용하고 있는 고객이 있는지, 보안이 매우 엄격하고 EDI에 직접 데이터 전송을 할 수 없다. 그 때문에 고객의 SAP 단말을 우리들 물류센터에 두고 SAP의 출하데이터를 일단 MD에 넣어 해당 MD의 정보를 우리들 시스템에 넣는 방법을 택하고 있다.

⑥ 영업담당 : 고객에 대한 통지는 언제, 어떻게 실행하는가? 어느 시점에서 상품이 발송되는 장소가 변경되는가라는 공지사항을 확고하게 실행해야 한다. 또한 반품은 어디로, 어떻게 할 것인가 하는 것도 고객에게 통지해야 한다.

⑦ 물류담당자 : 업무 내용이 어떻게 바뀌는지 알도록 철저해야 한다.

⑧ 인사부 : 배치전환이 필요하거나 주거를 수반한 동반 전근이 있는가 등 인사적인 것이 분명치 않기 때문에 아웃소싱을 제공, 수업이 효율성 없다는 사례도 많이 눈에 띈다.

⑨ 경영자 : 비용변화는 어떻게 되는가? 아웃소싱에 의한 장점/단점은 무엇인가? 미래의 물류디자인은 판매가 커질 때 대응이 가능한가 등등의 설명이 필요하다. 또한 자사물류를 수행하는 경우 현재 창고, 트럭, 하역장비를 어떻게 운용, 처리하는가 등에 대한 설명도 필요하게 된다. 

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